การบริหารงานเอกสารราชการของกระทรวงการต่างประเทศ

Records management in the ministry of foreign affairs

Name: สุวรรณา ชัยจินดาสุด

ThaSH: กระทรวงการต่างประเทศ

ThaSH: กระทรวงการต่างประเทศ -- กองบรรณสารและห้องสมุด

ThaSH: หนังสือราชการ

ThaSH: การจัดเก็บเอกสาร

ThaSH: การบริหารงานเอกสาร

Abstract: การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาการบริหารงานเอกสารราชการของหน่วยงานระดับกองภายในกระทรวงการต่างประเทศ ในด้านประเภท ปริมาณ อายุ อัตราการเพิ่ม ระบบการจัดเก็บครุภัณฑ์ที่ใช้จัดเก็บเอกสาร แนวทางปฏิบัติของหน่วยงานในด้านการกำหนดอายุการเก็บเอกสารประเภทต่างๆ และการกำจัดเอกสารออกจากหน่วยงาน ผลการวิจัยสรุปได้ว่า ประเภทเอกสารราชการจำนวนสูงสุดเป็นหนังสือภายนอก รองลงมา ได้แก่ หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำหรือรับไว้เป็นหลักฐานในทางราชการ หนังสือภายในตามลำดับ เอกสารส่วนใหญ่มีคุณค่าทางด้านการบริหารมากที่สุด และเอกสารประมาณครึ่งหนึ่งมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ หน่วยงานส่วนใหญ่จัดเก็บเอกสารทั้งที่อยู่ในระหว่างปฏิบัติงานและเสร็จสิ้นการปฏิบัติแล้วไว้ในหน่วยงานของตน เพื่อความสะดวกในการอ้างอิง โดยมีหน่วยงานมากกว่าครึ่งหนึ่งกระจายการเก็บเอกสารตามเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ส่วนปริมาณเอกสารตามหน่วยงานต่างๆ รวมกันมีจำนวน 47,447 แฟ้ม อัตราการเพิ่มเอกสารต่อปีรวม 828 ฟุต หรือเฉลี่ย 16.897 ฟุตต่อหน่วยงาน และเอกสารที่เก็บอยู่ตามหน่วยงานครอบคลุมตั้งแต่ พ.ศ. 2485 จนถึงปัจจุบัน หน่วยงานส่วนใหญ่ครอบครองเอกสารที่มีอายุเกินกว่า 15 ปี เอกสารที่มีอายุน้อยมีอัตราการใช้สูงกว่าเอกสารที่มีอายุมากกว่า หน่วยงาน 15 แห่งใช้ระบบการจัดกลุ่มเอกสารมากกว่า 1 ระบบ โดยส่วนใหญ่ใช้ระบบตามเรื่องและภูมิศาสตร์ การกำหนดชื่อเรื่องประจำแฟ้มมีวิธีการแตกต่างกันไปตามลักษณะงานของแต่ละหน่วยงาน ส่วนใหญ่ตั้งชื่อในรูปของวลีหรือข้อความสั้นๆ คำวิสามานยนามและประโยค ตามลำดับ ครุภัณฑ์ที่ใช้จัดเก็บเอกสาร ใช้ตู้เหล็ก 4 ลิ้นชักจำนวนมากที่สุด หน่วยงานส่วนใหญ่มีนโยบายกำหนดอายุการเก็บตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 อัตราการเพิ่มของเอกสารราชการและความจำกัดด้านสถานที่เก็บเอกสารเป็นปัจจัยที่หน่วยงานคำนึงถึงในการกำจัดเอกสารออกจาหน่วยงานของตนซึ่งกระทำโดยวิธีต่างๆ ได้แก่ โอนไปเก็บที่กองบรรณสารและห้องสมุด ตั้งคณะกรรมการทำลาย โยกย้ายเอกสารไปไว้ที่อื่นและการทำลายเอกสาร

Abstract: The objective of this research was to survey the records management of 49 divisions in the Ministry of Foreign Affairs in various aspects : type, age, growth rate, classification system, filing equipment, and functional procedures concerning the retention period and the disposal. The research revealed that correspondence was the largest volume, the others composed of papers which have been made or received for official evidence, memorandums, directive records respectively. Main part of documents provided the administrative value, half of documents was historical value. Most divisions' active and inactive records were scattered in officials' file for references. Total amount of records were 47,447 files in every division. Annual growth rate of documents were quantitatively 828 feet or average 16.897 feet per division. Documents which were filing in several divisions began from 1942 to present. Most divisions handled 15 years-old-documents or more. However, the application of new documents is higher than the old ones. Fifteen divisions used more than one classification system, subject classification system and geographical classification system were used respectively. The title of the document file was differently by phrases, definite words, and sentences which depended on each division's specific job. Four-drawer cabinets were used most in various divisions. The retention policy of many divisions followed the Regulation of the office of the Prime Minister on Paperwork, B.E. 2526. The growth rate of records and the limitation of space were most important factors which concerned most divisions to dispose the records by various methods; for example, transferring them to the Archives and Library Division, appointing disposal committees, moving the record to another area, and destroying them.

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย. สำนักงานวิทยทรัพยากร

Address: กรุงเทพมหานคร

Email: cuir@car.chula.ac.th

Name: ชลทิชา สุทธินิรันดร์กุล

Role: ที่ปรึกษา

Email : Chontichaa.S@Chula.ac.th

Created: 2534

Modified: 2561-05-10

Issued: 2561-05-10

วิทยานิพนธ์/Thesis

application/pdf

URL: http://cuir.car.chula.ac.th/handle/123456789/48150

tha

DegreeName: อักษรศาสตรมหาบัณฑิต

Level: ปริญญาโท

Descipline: บรรณารักษศาสตร์และสารนิเทศศาสตร์

Grantor: จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

©copyrights จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

ลำดับที่.	ชื่อแฟ้มข้อมูล	ขนาดแฟ้มข้อมูล	จำนวนเข้าถึง	วัน-เวลาเข้าถึงล่าสุด
1	Suwanna_ch_front.pdf	1.14 MB	12	2021-11-05 11:28:33
2	Suwanna_ch_ch1.pdf	1.62 MB	18	2021-12-23 14:31:46
3	Suwanna_ch_ch2.pdf	8.6 MB	17	2023-05-07 14:50:20
4	Suwanna_ch_ch3.pdf	2.31 MB	6	2021-11-05 11:35:02
5	Suwanna_ch_ch4.pdf	1.19 MB	11	2021-12-23 14:15:55
6	Suwanna_ch_ch5.pdf	10.56 MB	10	2021-12-23 14:10:44
7	Suwanna_ch_ch6.pdf	1.95 MB	13	2022-11-14 09:54:06
8	Suwanna_ch_back.pdf	2.61 MB	21	2021-12-23 10:53:25

ใช้เวลา

0.039639 วินาที